Panduan Pengaturan Biizaa Accounting

Bab 1: Pengaturan Akun Pengguna dan Hak Akses

1.1 Menambah Pengguna Baru

• Langkah-Langkah Menambahkan Pengguna:
  • Masuk ke menu Setup kemudian pilih Users and Security.
  • Klik Add new user (Tambah pengguna baru).
  • Isi formulir dengan informasi pengguna baru seperti nama pengguna, kata sandi, email, dan level akses.
  • Pilih bahasa dan tema yang diinginkan untuk pengguna tersebut.
  • Klik Save (Simpan) untuk menyimpan pengguna baru.
• Tips:
  • Pastikan kata sandi yang digunakan aman dengan kombinasi huruf, angka, dan karakter khusus.
  • Tentukan hak akses sesuai dengan peran pengguna dalam perusahaan.

1.2 Mengatur Hak Akses Pengguna

• Mengelola Hak Akses:
  • Di menu Users and Security, klik pada nama pengguna yang ingin diatur.
  • Di bagian Access Setup (Pengaturan Akses), centang atau kosongkan opsi-opsi akses sesuai dengan tanggung jawab pengguna.
  • Hak akses yang tersedia mencakup berbagai modul seperti Penjualan, Pembelian, Persediaan, dan Laporan.
• Pengaturan Role-Based Access Control (RBAC):
  • Buat grup pengguna dengan hak akses yang sama menggunakan Access Roles (Peran Akses).
  • Pilih akses yang dapat diberikan secara grup untuk memudahkan pengaturan hak akses.

1.3 Pengelolaan Grup Pengguna

• Membuat Grup Pengguna:
  • Pilih menu Setup > Access Roles (Peran Akses).
  • Klik Add new role (Tambah peran baru) untuk membuat grup baru.
  • Beri nama grup dan tentukan hak aksesnya.
  • Tambahkan pengguna ke dalam grup untuk memberikan hak akses yang sama.
• Mengelola Grup Pengguna:
  • Edit grup yang sudah ada jika ada perubahan tanggung jawab atau akses yang diperlukan.
  • Hapus grup jika tidak lagi digunakan untuk menjaga kebersihan data.

1.4 Studi Kasus: Pengaturan Akun di Perusahaan Retail

• Studi Kasus: Bagaimana sebuah perusahaan retail menambahkan akun pengguna untuk tim penjualan dan keuangan dengan hak akses terbatas.
• Langkah-langkah: Diskusi tentang langkah-langkah dan strategi pengaturan hak akses di perusahaan tersebut.

1.5 Kesalahan Umum dan Cara Mengatasinya

• Masalah Umum:
  • Pengguna tidak dapat masuk karena masalah akses.
  • Pengaturan hak akses yang salah menyebabkan pengguna memiliki terlalu banyak hak akses.
• Solusi:
  • Pastikan setiap pengguna diberikan hak akses yang benar-benar sesuai dengan perannya.
  • Rutin melakukan audit hak akses untuk memastikan keamanan data.

Bab 2: Pengaturan Akun dan Kategori Akun

2.1 Menambah Akun Baru

• Langkah-Langkah Menambah Akun:
  • Masuk ke menu Setup kemudian pilih Chart of Accounts (Rencana Akun).
  • Klik Add Account (Tambah Akun Baru).
  • Isi formulir dengan kode akun, nama akun, dan tipe akun (misalnya, Aset, Kewajiban, Ekuitas, Pendapatan, atau Beban).
  • Tentukan apakah akun ini akan digunakan dalam pelaporan keuangan.
  • Klik Save (Simpan) untuk menyimpan akun baru.
• Tips:
  • Gunakan sistem penomoran akun yang konsisten untuk memudahkan identifikasi.
  • Pastikan nama akun jelas dan menggambarkan fungsinya.

2.2 Mengelola Kategori Akun

• Langkah-Langkah Mengelola Kategori Akun:
  • Pilih menu Setup > GL Account Groups (Kelompok Akun GL).
  • Klik Add Account Group (Tambah Grup Akun) untuk membuat kategori akun baru.
  • Beri nama grup dan tentukan apakah grup ini termasuk dalam laporan laba rugi atau neraca.
  • Tentukan urutan tampilan grup dalam laporan keuangan.
• Pengelompokan Akun:
  • Kelompokkan akun-akun dengan fungsi yang sama ke dalam satu kategori untuk memudahkan pelaporan.
  • Contoh: Kelompokkan semua akun pendapatan di bawah kategori “Pendapatan” dan semua akun beban di bawah “Beban”.

2.3 Menyesuaikan Rencana Akun dengan Kebutuhan Bisnis

• Penyesuaian Rencana Akun:
  • Evaluasi rencana akun yang sudah ada untuk memastikan semua kebutuhan bisnis terakomodasi.
  • Tambahkan atau hapus akun sesuai kebutuhan bisnis.
  • Sesuaikan kategori akun agar laporan keuangan lebih mudah dipahami oleh pengguna.
• Studi Kasus: Penyesuaian Rencana Akun di Perusahaan Jasa
  • Studi kasus tentang bagaimana perusahaan jasa mengatur rencana akun mereka untuk memisahkan pendapatan dari layanan utama dan layanan tambahan.
  • Diskusi tentang bagaimana pengaturan ini memudahkan analisis profitabilitas.

2.4 Kesalahan Umum dalam Pengaturan Akun dan Cara Mengatasinya

• Masalah Umum:
  • Akun tidak muncul di laporan keuangan karena pengaturan kategori yang salah.
  • Duplikasi akun karena penomoran yang tidak konsisten.
• Solusi:
  • Periksa kembali pengaturan kategori setiap akun untuk memastikan tampil di laporan yang sesuai.
  • Gunakan template rencana akun standar sebagai acuan untuk menghindari duplikasi.

Bab 3: Pengaturan Pajak dan Mata Uang

3.1 Pengaturan Pajak

• Menambahkan Pajak Baru:
  • Masuk ke menu Setup kemudian pilih Tax System (Sistem Pajak).
  • Klik Add New Tax Type (Tambah Jenis Pajak Baru).
  • Isi formulir dengan nama pajak, persentase pajak, dan tipe pajak (misalnya, PPN, PPh).
  • Tentukan apakah pajak ini akan dikenakan pada pembelian, penjualan, atau keduanya.
  • Klik Save (Simpan) untuk menyimpan jenis pajak baru.
• Mengelola Pajak yang Ada:
  • Edit atau hapus pajak yang ada melalui menu Tax System.
  • Pastikan bahwa pajak yang diterapkan sesuai dengan peraturan perpajakan yang berlaku di perusahaan.
• Studi Kasus: Pengaturan PPN untuk Perusahaan Dagang
  • Contoh bagaimana perusahaan dagang mengatur PPN pada setiap penjualan dan pembelian.
  • Diskusi tentang bagaimana pengaturan pajak ini mempengaruhi harga jual dan laporan keuangan.

3.2 Pengaturan Kurs Mata Uang

• Menambah Mata Uang Baru:
  • Pilih menu Setup kemudian pilih Currencies (Mata Uang).
  • Klik Add New Currency (Tambah Mata Uang Baru).
  • Isi formulir dengan kode mata uang, nama mata uang, dan simbol mata uang.
  • Tentukan apakah mata uang ini akan digunakan sebagai mata uang utama atau tambahan.
• Mengelola Kurs Mata Uang:
  • Masuk ke menu Currencies dan pilih Exchange Rates (Kurs Mata Uang).
  • Tambahkan kurs terbaru untuk mata uang yang digunakan.
  • Kurs dapat diperbarui secara manual atau melalui integrasi dengan layanan kurs online.
• Studi Kasus: Penggunaan Multi Mata Uang di Perusahaan Ekspor-Impor
  • Studi kasus bagaimana perusahaan ekspor-impor mengelola mata uang asing dan kursnya.
  • Diskusi tentang bagaimana fluktuasi kurs mempengaruhi transaksi dan pelaporan keuangan.

3.3 Menambah Mata Uang Baru

• Langkah-Langkah Menambah Mata Uang:
  • Pilih menu Setup > Currencies > Add New Currency (Tambah Mata Uang Baru).
  • Isi informasi seperti kode, nama, dan simbol mata uang.
  • Atur kurs awal untuk mata uang baru tersebut.
• Pengelolaan Mata Uang di Perusahaan Multi-Nasional:
  • Bagaimana perusahaan multi-nasional mengelola mata uang berbeda untuk pelaporan keuangan.
  • Tips untuk meminimalkan risiko kurs melalui pengaturan yang tepat di Biizaa Accounting.

3.4 Kesalahan Umum dalam Pengaturan Pajak dan Mata Uang dan Cara Mengatasinya

• Masalah Umum:
  • Pajak tidak dikenakan pada transaksi tertentu karena pengaturan yang salah.
  • Kurs mata uang tidak diperbarui, sehingga laporan keuangan menjadi tidak akurat.
• Solusi:
  • Lakukan pemeriksaan rutin terhadap pengaturan pajak untuk memastikan kesesuaian dengan peraturan terbaru.
  • Pastikan kurs mata uang diperbarui secara berkala sesuai dengan nilai pasar.

Bab 4: Pengaturan Persediaan dan Gudang

4.1 Menambah dan Mengelola Produk

• Menambah Produk Baru:
  • Masuk ke menu Items and Inventory (Barang dan Persediaan), lalu pilih Items (Barang).
  • Klik Add New Item (Tambah Barang Baru).
  • Isi formulir dengan informasi produk seperti kode barang, nama barang, kategori, dan harga.
  • Tentukan apakah barang ini akan digunakan untuk penjualan, pembelian, atau keduanya.
  • Klik Save (Simpan) untuk menyimpan produk baru.
• Mengelola Produk yang Ada:
  • Edit informasi produk melalui menu Items.
  • Lakukan penghapusan barang yang tidak lagi digunakan untuk menjaga kebersihan data persediaan.
  • Perbarui harga produk sesuai dengan perubahan harga pasar atau kebijakan perusahaan.

4.2 Pengaturan Gudang dan Lokasi Penyimpanan

• Menambah Gudang Baru:
  • Pilih menu Items and Inventory > Inventory Locations (Lokasi Persediaan).
  • Klik Add New Location (Tambah Lokasi Baru).
  • Isi formulir dengan nama gudang dan alamatnya.
  • Tentukan apakah gudang ini akan digunakan untuk penyimpanan, pengiriman, atau keduanya.
• Mengelola Gudang dan Lokasi Penyimpanan:
  • Edit informasi gudang melalui menu Inventory Locations.
  • Lakukan audit persediaan secara berkala untuk memastikan kesesuaian antara catatan dan fisik barang di gudang.
• Studi Kasus: Pengelolaan Gudang di Perusahaan Distribusi
  • Contoh bagaimana perusahaan distribusi mengatur lokasi penyimpanan untuk berbagai produk.
  • Diskusi tentang bagaimana pengaturan gudang yang efektif dapat mengurangi biaya penyimpanan dan mempercepat proses pengiriman.

4.3 Pengelolaan Kategori Persediaan

• Membuat Kategori Persediaan:
  • Masuk ke menu Items and Inventory > Item Categories (Kategori Barang).
  • Klik Add New Category (Tambah Kategori Baru).
  • Isi formulir dengan nama kategori dan tipe kategori (misalnya, bahan baku, barang jadi).
  • Klik Save (Simpan) untuk menyimpan kategori baru.
• Mengelola Kategori Persediaan:
  • Kelompokkan produk-produk dengan karakteristik yang sama ke dalam satu kategori.
  • Sesuaikan kategori jika ada perubahan dalam jenis produk yang disimpan.
• Studi Kasus: Kategori Persediaan di Perusahaan Manufaktur
  • Studi kasus bagaimana perusahaan manufaktur mengelola kategori untuk bahan baku dan barang jadi.
  • Diskusi tentang bagaimana pengelolaan kategori ini membantu dalam pelaporan dan analisis biaya.

4.4 Kesalahan Umum dalam Pengaturan Persediaan dan Gudang dan Cara Mengatasinya

• Masalah Umum:
  • Persediaan tidak akurat karena pencatatan yang tidak konsisten.
  • Lokasi penyimpanan tidak optimal sehingga menyebabkan keterlambatan pengiriman.
• Solusi:
  • Lakukan pencatatan persediaan secara real-time untuk menghindari ketidakcocokan data.
  • Atur lokasi penyimpanan berdasarkan jenis dan volume produk untuk meningkatkan efisiensi.

Bab 5: Pengaturan Pelanggan dan Pemasok

5.1 Menambah Pelanggan Baru

• Langkah-Langkah Menambah Pelanggan:
  • Masuk ke menu Sales (Penjualan), lalu pilih Customers (Pelanggan).
  • Klik Add New Customer (Tambah Pelanggan Baru).
  • Isi formulir dengan informasi pelanggan seperti nama, alamat, nomor telepon, dan email.
  • Tentukan grup pelanggan (misalnya, retail, grosir) dan syarat pembayaran yang berlaku.
  • Klik Save (Simpan) untuk menyimpan pelanggan baru.
• Mengelola Pelanggan yang Ada:
  • Edit informasi pelanggan melalui menu Customers.
  • Pantau status piutang pelanggan dan lakukan tindakan yang diperlukan jika ada keterlambatan pembayaran.
  • Hapus pelanggan yang tidak lagi aktif untuk menjaga kebersihan data.

5.2 Menambah Pemasok Baru

• Langkah-Langkah Menambah Pemasok:
  • Pilih menu Purchases (Pembelian), lalu pilih Suppliers (Pemasok).
  • Klik Add New Supplier (Tambah Pemasok Baru).
  • Isi formulir dengan informasi pemasok seperti nama, alamat, nomor telepon, dan email.
  • Tentukan syarat pembayaran yang berlaku untuk pemasok tersebut.
  • Klik Save (Simpan) untuk menyimpan pemasok baru.
• Mengelola Pemasok yang Ada:
  • Edit informasi pemasok melalui menu Suppliers.
  • Pantau status hutang kepada pemasok dan pastikan pembayaran dilakukan tepat waktu.
  • Hapus pemasok yang tidak lagi digunakan untuk menjaga kebersihan data.

5.3 Pengaturan Diskon dan Syarat Pembayaran

• Mengatur Diskon untuk Pelanggan:
  • Di menu Sales (Penjualan), pilih Customer Discount (Diskon Pelanggan).
  • Tambahkan diskon yang berlaku untuk pelanggan tertentu atau grup pelanggan.
  • Tentukan persentase diskon dan periode berlaku.
• Mengatur Diskon dari Pemasok:
  • Di menu Purchases (Pembelian), pilih Supplier Discount (Diskon Pemasok).
  • Tambahkan diskon yang diberikan oleh pemasok untuk produk tertentu atau dalam pembelian jumlah besar.
  • Tentukan persentase diskon dan periode berlaku.
• Pengaturan Syarat Pembayaran:
  • Di menu Setup, pilih Payment Terms (Syarat Pembayaran).
  • Tambahkan syarat pembayaran baru seperti termin 30 hari, 60 hari, atau pembayaran di muka.
  • Tetapkan syarat pembayaran ini ke pelanggan atau pemasok yang relevan.

5.4 Pengelolaan Kategori Pelanggan dan Pemasok

• Membuat Kategori Pelanggan:
  • Masuk ke menu Sales > Customer Categories (Kategori Pelanggan).
  • Klik Add New Category (Tambah Kategori Baru).
  • Isi formulir dengan nama kategori dan deskripsi yang sesuai.
• Membuat Kategori Pemasok:
  • Masuk ke menu Purchases > Supplier Categories (Kategori Pemasok).
  • Klik Add New Category (Tambah Kategori Baru).
  • Isi formulir dengan nama kategori dan deskripsi yang sesuai.
• Manfaat Pengelompokan Kategori:
  • Kategori membantu dalam menganalisis data pelanggan dan pemasok berdasarkan jenis mereka.
  • Pengelompokan ini memudahkan dalam pembuatan laporan dan strategi pemasaran atau pembelian.

5.5 Kesalahan Umum dalam Pengaturan Pelanggan dan Pemasok dan Cara Mengatasinya

• Masalah Umum:
  • Pelanggan atau pemasok tidak mendapatkan diskon yang seharusnya karena pengaturan yang salah.
  • Pembayaran terlambat karena syarat pembayaran tidak jelas atau tidak diterapkan.
• Solusi:
  • Periksa kembali pengaturan diskon dan syarat pembayaran secara berkala untuk memastikan mereka diterapkan dengan benar.
  • Gunakan laporan piutang dan hutang untuk memantau status pembayaran secara rutin.

Bab 6: Pengaturan Modul Penjualan dan Pembelian

6.1 Pengaturan Harga Jual

• Menambah Harga Jual Baru:
  • Masuk ke menu Sales (Penjualan), lalu pilih Sales Pricing (Penetapan Harga Penjualan).
  • Klik Add New Sales Price (Tambah Harga Jual Baru).
  • Pilih produk yang akan diberi harga jual, tentukan kategori pelanggan, dan masukkan harga jualnya.
  • Tentukan periode berlaku harga jual tersebut.
  • Klik Save (Simpan) untuk menyimpan harga jual baru.
• Mengelola Harga Jual yang Ada:
  • Edit harga jual yang ada melalui menu Sales Pricing.
  • Sesuaikan harga berdasarkan perubahan biaya atau kebijakan perusahaan.
  • Hapus harga yang sudah tidak berlaku untuk menjaga konsistensi data.
• Studi Kasus: Penetapan Harga di Perusahaan Ritel
  • Contoh bagaimana perusahaan ritel menetapkan harga jual berdasarkan volume penjualan dan kategori pelanggan.
  • Diskusi tentang dampak penetapan harga pada profitabilitas dan volume penjualan.

6.2 Pengaturan Harga Pembelian

• Menambah Harga Pembelian Baru:
  • Masuk ke menu Purchases (Pembelian), lalu pilih Supplier Pricing (Penetapan Harga Pemasok).
  • Klik Add New Purchase Price (Tambah Harga Pembelian Baru).
  • Pilih produk yang akan dibeli, tentukan pemasok, dan masukkan harga beli.
  • Tentukan periode berlaku harga beli tersebut.
  • Klik Save (Simpan) untuk menyimpan harga pembelian baru.
• Mengelola Harga Pembelian yang Ada:
  • Edit harga pembelian yang ada melalui menu Supplier Pricing.
  • Sesuaikan harga berdasarkan perubahan pasar atau kesepakatan dengan pemasok.
  • Hapus harga yang sudah tidak berlaku untuk menjaga konsistensi data.
• Studi Kasus: Pengaturan Harga Pembelian di Perusahaan Manufaktur
  • Contoh bagaimana perusahaan manufaktur menetapkan harga pembelian berdasarkan volume dan kesepakatan jangka panjang dengan pemasok.
  • Diskusi tentang strategi penghematan biaya melalui negosiasi harga dan pemesanan dalam jumlah besar.

6.3 Pengelolaan Daftar Harga

• Membuat Daftar Harga:
  • Di menu Sales (Penjualan) atau Purchases (Pembelian), pilih Price List (Daftar Harga).
  • Klik Add New Price List (Tambah Daftar Harga Baru).
  • Isi formulir dengan nama daftar harga dan pilih kategori produk atau pelanggan yang berlaku.
  • Tentukan harga untuk setiap produk dalam daftar tersebut.
  • Klik Save (Simpan) untuk menyimpan daftar harga.
• Mengelola Daftar Harga yang Ada:
  • Edit daftar harga yang ada melalui menu Price List.
  • Perbarui harga dalam daftar berdasarkan perubahan biaya atau strategi penetapan harga.
  • Gunakan daftar harga untuk memberikan penawaran khusus kepada pelanggan atau pemasok tertentu.

6.4 Menyesuaikan Modul Penjualan dan Pembelian dengan Kebijakan Perusahaan

• Penyesuaian Proses Penjualan:
  • Atur proses penjualan sesuai dengan kebijakan perusahaan, seperti diskon, syarat pembayaran, dan pengiriman.
  • Pastikan semua staf penjualan memahami kebijakan harga dan proses persetujuan penjualan.
• Penyesuaian Proses Pembelian:
  • Atur proses pembelian sesuai dengan kebijakan perusahaan, seperti pemesanan minimal, diskon dari pemasok, dan syarat pembayaran.
  • Pastikan semua staf pembelian memahami kebijakan harga dan prosedur persetujuan pembelian.

6.5 Kesalahan Umum dalam Pengaturan Penjualan dan Pembelian dan Cara Mengatasinya

• Masalah Umum:
  • Harga jual atau beli tidak sesuai karena pengaturan yang salah atau kurang update.
  • Diskon tidak diterapkan karena pengaturan daftar harga yang tidak tepat.
• Solusi:
  • Lakukan audit harga secara berkala untuk memastikan semua pengaturan harga sesuai dengan kebijakan perusahaan.
  • Gunakan fitur reminder atau notifikasi untuk memantau perubahan harga dan daftar harga yang mendekati masa berlakunya.

Bab 7: Pengaturan Laporan dan Analisis Keuangan

7.1 Menyesuaikan Template Laporan Keuangan

• Membuat Template Laporan Baru:
  • Masuk ke menu Setup kemudian pilih GL Accounts (Akun GL), lalu pilih Reports (Laporan).
  • Klik Add New Report (Tambah Laporan Baru).
  • Pilih tipe laporan yang ingin dibuat, seperti Neraca, Laporan Laba Rugi, atau Laporan Arus Kas.
  • Tentukan akun yang akan dimasukkan dalam laporan dan urutan tampilannya.
  • Simpan template laporan dengan nama yang mudah diingat.
• Mengelola Template Laporan yang Ada:
  • Edit template laporan yang sudah ada melalui menu Reports.
  • Sesuaikan laporan dengan perubahan struktur akun atau kebutuhan analisis keuangan.
  • Hapus template yang tidak lagi digunakan untuk menjaga kebersihan data.

7.2 Pengaturan Laporan Pajak

• Membuat Laporan Pajak:
  • Masuk ke menu Setup kemudian pilih Tax Reports (Laporan Pajak).
  • Klik Add New Tax Report (Tambah Laporan Pajak Baru).
  • Pilih periode pajak yang akan dilaporkan dan tentukan jenis pajak (misalnya, PPN, PPh).
  • Tentukan akun-akun yang relevan dengan pajak yang dilaporkan.
  • Simpan laporan pajak dan gunakan untuk keperluan pelaporan ke otoritas pajak.
• Mengelola Laporan Pajak yang Ada:
  • Edit laporan pajak yang sudah ada untuk mencerminkan perubahan dalam kebijakan pajak atau struktur akun.
  • Gunakan laporan pajak untuk menganalisis beban pajak perusahaan dan merencanakan strategi penghematan pajak.

7.3 Mengatur Filter dan Kustomisasi Laporan

• Menambahkan Filter ke Laporan:
  • Ketika membuat atau mengedit laporan, tambahkan filter untuk menyaring data berdasarkan kriteria tertentu, seperti tanggal, akun, atau departemen.
  • Gunakan filter untuk fokus pada aspek-aspek tertentu dari keuangan perusahaan yang membutuhkan analisis lebih mendalam.
• Kustomisasi Laporan:
  • Kustomisasi laporan dengan menambahkan grafik, tabel, atau ringkasan untuk memudahkan pembacaan dan interpretasi data.
  • Sesuaikan tampilan laporan dengan kebutuhan manajemen atau pemangku kepentingan lainnya.

7.4 Studi Kasus: Penggunaan Laporan Keuangan untuk Pengambilan Keputusan

• Studi Kasus 1: Analisis Laporan Laba Rugi
  • Contoh bagaimana sebuah perusahaan menggunakan laporan laba rugi untuk menganalisis profitabilitas produk dan departemen.
  • Diskusi tentang bagaimana hasil analisis ini digunakan untuk mengoptimalkan strategi penjualan dan pengendalian biaya.
• Studi Kasus 2: Analisis Neraca untuk Evaluasi Kesehatan Keuangan
  • Contoh bagaimana sebuah perusahaan menggunakan neraca untuk mengevaluasi likuiditas, solvabilitas, dan kesehatan keuangan keseluruhan.
  • Diskusi tentang bagaimana hasil analisis ini membantu manajemen dalam merencanakan investasi dan pengelolaan utang.

7.5 Kesalahan Umum dalam Pengaturan Laporan dan Analisis Keuangan dan Cara Mengatasinya

• Masalah Umum:
  • Laporan tidak akurat karena pengaturan akun yang salah atau tidak lengkap.
  • Data tidak tersaring dengan baik karena penggunaan filter yang tidak tepat.
• Solusi:
  • Lakukan verifikasi rutin terhadap template laporan untuk memastikan keakuratan dan kelengkapannya.
  • Gunakan fitur simulasi atau uji coba laporan untuk memastikan semua filter dan kustomisasi berfungsi dengan benar.

Bab 8: Backup dan Restore Data

8.1 Mengatur Backup Otomatis

• Mengapa Backup Otomatis Penting:
  • Backup otomatis memastikan bahwa data keuangan perusahaan aman dari kehilangan yang tidak terduga seperti kerusakan sistem, serangan siber, atau kesalahan pengguna.
  • Dengan backup otomatis, perusahaan dapat dengan cepat memulihkan data tanpa harus melakukan proses manual yang memakan waktu.
• Langkah-Langkah Mengatur Backup Otomatis:
  • Masuk ke menu Setup kemudian pilih Company Setup (Pengaturan Perusahaan).
  • Pilih Backup and Restore (Backup dan Restore).
  • Aktifkan fitur backup otomatis dengan memilih frekuensi backup (harian, mingguan, atau bulanan).
  • Tentukan lokasi penyimpanan backup, sebaiknya di tempat yang aman dan terpisah dari sistem utama.
  • Simpan pengaturan dan pastikan untuk memantau log backup secara berkala untuk memastikan proses berjalan dengan baik.

8.2 Cara Melakukan Backup Manual

• Langkah-Langkah Backup Manual:
  • Masuk ke menu Setup kemudian pilih Backup and Restore (Backup dan Restore).
  • Pilih Backup Now (Backup Sekarang).
  • Tentukan lokasi penyimpanan file backup dan beri nama file backup dengan format yang jelas (misalnya, tanggal dan waktu).
  • Klik Start Backup (Mulai Backup) dan tunggu hingga proses selesai.
  • Simpan file backup di lokasi yang aman, dan jika diperlukan, salin ke media penyimpanan lain seperti hard drive eksternal atau cloud storage.
• Tips untuk Backup Manual:
  • Lakukan backup manual sebelum melakukan perubahan besar pada sistem atau data, seperti pembaruan software atau migrasi data.
  • Simpan beberapa versi backup untuk berjaga-jaga jika diperlukan pemulihan dari titik waktu yang berbeda.

8.3 Cara Melakukan Restore Data

• Langkah-Langkah Restore Data:
  • Masuk ke menu Setup kemudian pilih Backup and Restore (Backup dan Restore).
  • Pilih Restore Data (Pulihkan Data).
  • Cari dan pilih file backup yang akan digunakan untuk restore.
  • Klik Start Restore (Mulai Pulihkan) dan tunggu hingga proses selesai.
  • Setelah selesai, verifikasi bahwa semua data telah dipulihkan dengan benar dan tidak ada data yang hilang atau rusak.
• Perhatian Khusus dalam Restore Data:
  • Pastikan untuk melakukan restore data hanya jika diperlukan, seperti dalam kasus kehilangan data atau kerusakan database.
  • Pastikan backup yang digunakan untuk restore adalah versi terbaru dan paling relevan dengan kebutuhan perusahaan.

8.4 Tips untuk Keamanan Data Backup

• Gunakan Enkripsi:
  • Enkripsi file backup untuk melindungi data sensitif dari akses yang tidak sah.
  • Pilih metode enkripsi yang kuat dan simpan kunci enkripsi di tempat yang aman.
• Penyimpanan Terpisah:
  • Simpan backup di lokasi yang terpisah dari sistem utama, seperti server cloud, hard drive eksternal, atau server cadangan.
  • Hindari penyimpanan backup di tempat yang sama dengan data asli untuk menghindari risiko kehilangan total dalam kasus bencana.
• Pengujian Pemulihan:
  • Lakukan pengujian pemulihan secara berkala untuk memastikan bahwa proses restore berjalan dengan baik dan backup yang disimpan dapat digunakan.
  • Pengujian ini membantu memastikan bahwa data dapat dipulihkan dengan cepat jika diperlukan.

8.5 Kesalahan Umum dalam Backup dan Restore Data dan Cara Mengatasinya

• Masalah Umum:
  • Backup tidak berjalan sesuai jadwal karena konfigurasi yang salah.
  • File backup rusak atau tidak dapat digunakan saat melakukan restore.
• Solusi:
  • Periksa dan verifikasi pengaturan backup secara berkala untuk memastikan semuanya berfungsi dengan baik.
  • Simpan beberapa salinan backup di lokasi yang berbeda untuk menghindari risiko kehilangan data.

Bab 9: Tips dan Trik Penggunaan

9.1 Tips Memaksimalkan Fitur-Fitur Biizaa Accounting

• Memanfaatkan Shortcut Keyboard:
  • Gunakan shortcut keyboard untuk mempercepat navigasi di Biizaa Accounting, seperti Ctrl+S untuk menyimpan transaksi atau Alt+N untuk membuat item baru.
  • Cek panduan pengguna atau dokumentasi resmi untuk daftar lengkap shortcut yang tersedia.
• Personalisasi Dashboard:
  • Sesuaikan tampilan dashboard dengan menambahkan widget yang paling sering digunakan, seperti laporan keuangan, daftar pelanggan, atau status pesanan.
  • Gunakan fitur drag-and-drop untuk mengatur tata letak dashboard sesuai dengan kebutuhan kerja sehari-hari.
• Menggunakan Fitur Pencarian Cepat:
  • Gunakan kotak pencarian di bagian atas aplikasi untuk menemukan transaksi, pelanggan, atau item dengan cepat.
  • Ketik kata kunci atau nomor referensi dan tekan Enter untuk melihat hasil yang relevan.

9.2 Trik Mengatasi Masalah yang Sering Terjadi

• Mengatasi Error dalam Penyetoran Data:
  • Jika terjadi error saat menyimpan data, periksa kembali input yang dimasukkan, seperti tanggal, jumlah, dan akun yang digunakan.
  • Pastikan semua field yang wajib diisi telah lengkap, dan tidak ada duplikasi data yang menyebabkan konflik.
• Mengelola Konflik Data:
  • Jika ada konflik data antara transaksi yang sudah ada dan yang baru dimasukkan, gunakan fitur rekonsiliasi untuk menyesuaikan perbedaan.
  • Cek log error atau notifikasi untuk memahami penyebab konflik dan lakukan penyesuaian yang diperlukan.
• Memulihkan Data yang Tidak Sengaja Terhapus:
  • Jika data terhapus secara tidak sengaja, segera lakukan restore dari backup terakhir.
  • Untuk data yang terhapus sebagian, periksa log transaksi atau gunakan fitur audit trail untuk mengidentifikasi dan memulihkan data yang hilang.

9.3 Sumber Daya Tambahan dan Dukungan Komunitas

• Forum Pengguna dan Komunitas Online:
  • Bergabunglah dengan forum pengguna Biizaa Accounting untuk bertukar informasi, bertanya, atau mencari solusi atas masalah yang dihadapi.
  • Komunitas online sering kali memiliki panduan, tips, dan update terbaru yang bermanfaat.
• Panduan dan Dokumentasi Resmi:
  • Manfaatkan panduan dan dokumentasi resmi yang tersedia di situs web Biizaa Accounting untuk memahami lebih dalam fitur-fitur yang ada.
  • Dokumentasi resmi sering kali diperbarui dengan fitur baru, jadi pastikan untuk mengaksesnya secara rutin.
• Pelatihan dan Webinar:
  • Ikuti pelatihan atau webinar yang diselenggarakan oleh komunitas atau penyedia layanan Biizaa Accounting untuk meningkatkan keterampilan Anda.
  • Pelatihan ini biasanya mencakup topik-topik spesifik yang dapat membantu dalam mengoptimalkan penggunaan sistem.

9.4 Studi Kasus: Penggunaan Fitur Lanjutan untuk Mengoptimalkan Proses Bisnis

• Studi Kasus 1: Menggunakan Fitur Anggaran untuk Pengelolaan Keuangan
  • Contoh bagaimana perusahaan menggunakan fitur anggaran di Biizaa Accounting untuk mengatur dan memantau pengeluaran mereka.
  • Diskusi tentang manfaat yang diperoleh dari fitur ini dalam mengendalikan biaya dan mencapai target keuangan.
• Studi Kasus 2: Optimalisasi Proses Pembelian dengan Fitur Order Management
  • Contoh bagaimana sebuah perusahaan berhasil mengurangi waktu dan biaya pengadaan barang dengan memanfaatkan fitur manajemen pesanan.
  • Diskusi tentang bagaimana integrasi dengan pemasok melalui sistem ini meningkatkan efisiensi.

9.5 Tips Keamanan untuk Pengguna Biizaa Accounting

• Mengatur Kata Sandi yang Kuat:
  • Pastikan setiap pengguna memiliki kata sandi yang kuat dan unik untuk mencegah akses yang tidak sah.
  • Ganti kata sandi secara berkala dan jangan pernah menggunakan kata sandi yang sama untuk beberapa akun.
• Penggunaan Hak Akses yang Tepat:
  • Berikan hak akses yang sesuai dengan peran pengguna di perusahaan, dan hindari memberikan hak akses penuh kepada semua pengguna.
  • Gunakan fitur audit trail untuk memantau aktivitas pengguna dan mendeteksi aktivitas yang mencurigakan.
• Backup Data Secara Berkala:
  • Lakukan backup data secara rutin dan simpan di lokasi yang aman untuk melindungi data dari kehilangan atau kerusakan.
  • Pastikan backup terenkripsi dan hanya dapat diakses oleh pihak yang berwenang.